Ce este RPA (Robotic Process Automation) și cum transformă serviciile de back-office?

Pe măsură ce volumul de date și numărul activităților administrative cresc, companiile sunt nevoite să găsească soluții prin care să își desfășoare activitatea mai eficient. Procesele care înainte puteau fi gestionate manual de câțiva angajați ajung, în timp, să consume foarte multe resurse și să încetinească desfășurarea activității. În acest context, digitalizarea proceselor de business a devenit o direcție importantă pentru organizațiile care doresc să își optimizeze modul de lucru și să răspundă mai rapid cerințelor pieței.

Digitalizarea nu înseamnă doar înlocuirea documentelor pe hârtie cu documente electronice. Ea presupune și automatizarea activităților repetitive, integrarea aplicațiilor utilizate în companie și reducerea intervențiilor manuale în procesele zilnice. Prin utilizarea tehnologiei, organizațiile pot simplifica fluxurile de lucru, pot reduce timpul necesar pentru finalizarea unor operațiuni și pot avea un control mai bun asupra informațiilor.

În multe departamente de back-office există activități care se repetă zilnic și urmează aceiași pași de fiecare dată. Introducerea datelor în sisteme, verificarea informațiilor, procesarea documentelor, actualizarea bazelor de date sau generarea rapoartelor sunt doar câteva exemple de sarcini care ocupă o parte importantă din timpul angajaților.

Deși aceste activități sunt esențiale pentru funcționarea unei companii, ele pot deveni consumatoare de timp atunci când sunt realizate manual. În plus, repetarea acelorași operațiuni poate crește riscul apariției erorilor, cum ar fi introducerea incorectă a datelor, omiterea unor informații sau procesarea întârziată a documentelor. Chiar și o eroare aparent minoră poate avea efecte asupra altor procese și poate necesita timp suplimentar pentru verificare și corectare.

Pentru a reduce aceste probleme, tot mai multe organizații utilizează soluții de Robotic Process Automation (RPA). Această tehnologie permite automatizarea activităților repetitive prin intermediul unor roboți software care pot executa aceleași operațiuni pe care le-ar realiza un angajat în aplicațiile informatice utilizate de companie.

Un robot software nu este un dispozitiv fizic, ci un program care poate interacționa cu diferite aplicații, poate introduce date, poate copia informații între sisteme, poate genera documente sau poate executa fluxuri de lucru pe baza unor reguli bine definite. Roboții pot funcționa continuu, fără pauze, și execută aceleași operațiuni în mod consecvent, respectând pașii stabiliți în proces.

RPA este utilizat într-o gamă largă de domenii și poate automatiza activități precum procesarea facturilor, validarea documentelor, actualizarea bazelor de date, generarea rapoartelor, verificarea informațiilor din mai multe sisteme sau transmiterea notificărilor automate. Deoarece tehnologia poate lucra cu aplicațiile existente, în multe cazuri nu este necesară înlocuirea sistemelor informatice deja utilizate de companie.

Implementarea RPA nu are ca scop înlocuirea completă a angajaților, ci eliminarea activităților repetitive care consumă timp și resurse. Astfel, echipele pot aloca mai mult timp sarcinilor care necesită analiză, luarea deciziilor, comunicarea cu clienții sau rezolvarea situațiilor complexe, în timp ce operațiunile standardizate sunt executate automat.

În acest articol vei afla ce este Robotic Process Automation (RPA), cum funcționează această tehnologie, ce tipuri de procese pot fi automatizate și care sunt principalele beneficii pe care le poate aduce în activitatea de back-office a unei organizații.

Ce este RPA (Robotic Process Automation)?

Robotic Process Automation (RPA) este o tehnologie care permite automatizarea activităților repetitive și bazate pe reguli prin utilizarea unor roboți software. Acești roboți sunt programe informatice care pot executa aceleași acțiuni pe care le-ar realiza un angajat într-o aplicație sau într-un sistem informatic.

Scopul principal al RPA este de a elimina activitățile repetitive care consumă timp și de a permite angajaților să se concentreze pe sarcini care necesită analiză, comunicare, creativitate sau luarea unor decizii.

În ultimii ani, tot mai multe organizații au început să implementeze soluții RPA deoarece volumul activităților administrative a crescut, iar procesele manuale pot încetini desfășurarea activității și pot genera erori.

RPA este utilizat în numeroase domenii, precum financiar-contabil, resurse umane, logistică, servicii pentru clienți, sănătate, telecomunicații, asigurări sau administrație, fiind potrivit pentru orice proces care urmează pași clari și repetitivi.

Definiția RPA

Robotic Process Automation reprezintă utilizarea unor aplicații software care execută automat procese digitale repetitive, fără intervenția permanentă a unei persoane.

Robotul software urmează instrucțiuni prestabilite și execută fiecare pas al procesului exact în aceeași ordine, respectând regulile definite de companie.

Spre deosebire de un program creat pentru o singură funcție, un robot RPA poate interacționa cu mai multe aplicații în același timp, la fel cum ar face un utilizator.

De exemplu, un robot poate:

• deschide un program;
• introduce date într-un formular;
• copia informații dintr-un sistem în altul;
• verifica existența unor documente;
• genera rapoarte;
• trimite emailuri;
• salva fișiere în locațiile corespunzătoare.

Toate aceste operațiuni sunt realizate automat, fără ca un angajat să fie nevoit să execute fiecare pas manual.

RPA nu schimbă modul în care funcționează aplicațiile existente, ci utilizează aceleași interfețe pe care le folosesc și angajații. Din acest motiv, implementarea poate fi realizată fără modificări majore ale infrastructurii IT.

Cum funcționează roboții software?

Roboții software sunt configurați să urmeze un flux clar de activități.

Înainte de implementare, compania analizează procesul care urmează să fie automatizat și stabilește fiecare pas pe care robotul trebuie să îl execute.

După configurare, robotul poate lucra independent și poate realiza activitățile ori de câte ori este necesar.

Un robot software poate:

• accesa diferite aplicații;
• autentifica utilizatori;
• deschide fișiere;
• introduce și modifica informații;
• verifica datele existente;
• compara informații din mai multe sisteme;
• genera documente;
• transmite notificări;
• arhiva documente;
• actualiza baze de date.

De exemplu, într-un departament financiar, un robot poate prelua facturile primite prin email, poate extrage informațiile necesare, poate verifica dacă datele sunt complete și poate introduce automat informațiile în sistemul ERP al companiei.

Într-un departament de resurse umane, robotul poate actualiza datele angajaților, poate genera documente standard și poate transmite notificări automate către persoanele implicate.

Roboții software pot funcționa la orice oră din zi sau din noapte și pot procesa un număr mare de operațiuni într-un timp scurt.

Un alt avantaj este faptul că respectă întotdeauna aceleași reguli. Dacă procesul este configurat corect, robotul nu uită pași, nu interpretează diferit instrucțiunile și nu obosește după executarea unui număr mare de activități.

Totuși, robotul execută doar ceea ce a fost programat să facă. Dacă apare o situație care nu respectă regulile definite, aceasta poate fi direcționată către un angajat pentru analiză și decizie.

Diferența dintre RPA și inteligența artificială (AI)

Deși termenii RPA și inteligență artificială sunt adesea utilizați împreună, cele două tehnologii au roluri diferite.

RPA este conceput pentru automatizarea proceselor repetitive și bazate pe reguli clare.

Robotul software execută exact pașii pe care i-a primit și nu ia decizii proprii.

De exemplu, dacă regula spune că o factură trebuie introdusă într-un anumit sistem și verificată după anumite criterii, robotul va urma acești pași de fiecare dată.

Inteligența artificială (AI), în schimb, este utilizată pentru activități care implică analiză, învățare și interpretarea informațiilor.

Sistemele bazate pe AI pot:

• identifica modele în volume mari de date;
• analiza texte sau imagini;
• recunoaște limbajul natural;
• face predicții;
• genera răspunsuri pe baza informațiilor disponibile.

Pe scurt, diferența principală este că:

• RPA execută procese repetitive pe baza unor reguli fixe;
• AI analizează informații și poate lua decizii sau face recomandări pe baza datelor disponibile.

În practică, cele două tehnologii pot fi utilizate împreună.

De exemplu, inteligența artificială poate identifica informațiile importante dintr-un document nestructurat, iar robotul RPA poate prelua acele informații și le poate introduce automat în sistemele companiei.

Prin combinarea celor două tehnologii se pot automatiza procese mai complexe decât cele bazate doar pe reguli fixe.

Ce tipuri de procese pot fi automatizate?

Nu toate activitățile sunt potrivite pentru automatizare prin RPA.

Cele mai bune rezultate sunt obținute în cazul proceselor care:

• sunt repetitive;
• urmează pași bine definiți;
• utilizează informații digitale;
• au reguli clare;
• necesită puține excepții.

Printre procesele care pot fi automatizate se numără:

Introducerea datelor

Roboții pot transfera informații între aplicații fără introducere manuală.

Exemple:

• actualizarea bazelor de date;
• completarea formularelor;
• sincronizarea informațiilor între sisteme.

Procesarea documentelor

RPA poate automatiza:

• procesarea facturilor;
• verificarea documentelor;
• arhivarea fișierelor;
• generarea documentelor standard.

Activități financiare

În departamentele financiare pot fi automatizate:

• reconcilierea datelor;
• verificarea plăților;
• actualizarea registrelor;
• pregătirea rapoartelor.

Resurse umane

În domeniul HR pot fi automatizate activități precum:

• introducerea datelor angajaților;
• generarea contractelor;
• actualizarea informațiilor;
• transmiterea notificărilor.

Customer Support

În relația cu clienții, roboții software pot:

• crea automat tichete;
• actualiza statusul solicitărilor;
• trimite confirmări;
• transmite notificări privind comenzile;
• colecta informații necesare înainte ca solicitarea să fie preluată de un agent.

Logistică și aprovizionare

În activitățile logistice, RPA poate automatiza:

• verificarea comenzilor;
• actualizarea stocurilor;
• emiterea documentelor;
• transmiterea notificărilor către parteneri.

Raportare

Roboții pot colecta informații din mai multe aplicații și pot genera automat rapoarte periodice fără intervenție manuală.

Automatizarea acestor procese ajută organizațiile să reducă timpul necesar pentru activitățile repetitive, să limiteze erorile umane și să utilizeze mai eficient resursele disponibile.

Ce înseamnă back-office și de ce este important?

În orice organizație există activități care sunt vizibile pentru clienți și activități care se desfășoară în spatele acestora, fără să fie observate direct. Deși nu implică întotdeauna contactul cu clienții, aceste procese sunt esențiale pentru funcționarea companiei și pentru desfășurarea eficientă a operațiunilor zilnice.

Acest ansamblu de activități este cunoscut sub denumirea de back-office.

Back-office-ul reprezintă toate procesele administrative și operaționale care susțin activitatea companiei și permit celorlalte departamente să își desfășoare activitatea în condiții normale.

Dacă departamente precum vânzările, suportul clienți sau recepția interacționează direct cu clienții și sunt considerate activități de front-office, back-office-ul se ocupă de procesele interne care fac posibilă furnizarea produselor și serviciilor.

Chiar dacă aceste activități sunt mai puțin vizibile, ele influențează direct eficiența organizației, calitatea serviciilor și experiența clienților.

De exemplu, un client poate primi rapid un răspuns la o solicitare doar dacă informațiile din sistem sunt corecte și actualizate. O comandă poate fi livrată la timp doar dacă documentele sunt procesate corect și dacă informațiile circulă eficient între departamente.

Prin urmare, un back-office bine organizat contribuie la buna funcționare a întregii companii.

Rolul departamentelor de back-office

Departamentele de back-office au responsabilitatea de a gestiona procesele interne care susțin activitatea zilnică a organizației.

Aceste departamente colaborează cu echipele care lucrează direct cu clienții și asigură desfășurarea corectă a operațiunilor administrative.

În funcție de domeniul de activitate al companiei, back-office-ul poate include:

• departamentul financiar-contabil;
• resurse umane;
• achiziții;
• logistică;
• administrarea documentelor;
• suport administrativ;
• operațiuni;
• IT;
• procesarea comenzilor;
• administrarea bazelor de date.

Activitatea acestor departamente presupune respectarea procedurilor interne, verificarea informațiilor și procesarea unui volum mare de documente și date.

De exemplu, înainte ca un client să primească o factură, departamentul financiar trebuie să verifice informațiile despre comandă, să emită documentele fiscale și să înregistreze tranzacția în sistem.

În mod similar, înainte ca un angajat nou să înceapă activitatea, departamentul de resurse umane trebuie să pregătească documentele necesare, să introducă datele în sistem și să comunice cu celelalte departamente implicate.

Toate aceste procese sunt esențiale pentru buna funcționare a companiei, chiar dacă nu sunt vizibile pentru clientul final.

Activități administrative frecvente

Back-office-ul include numeroase activități repetitive și standardizate care trebuie realizate zilnic.

Aceste procese urmează, de regulă, aceiași pași și implică utilizarea mai multor aplicații informatice.

Printre cele mai întâlnite activități se numără:

Introducerea datelor

Introducerea datelor este una dintre cele mai frecvente activități administrative.

Aceasta presupune completarea sau actualizarea informațiilor în aplicațiile utilizate de companie.

Exemple:

• înregistrarea comenzilor;
• introducerea informațiilor despre clienți;
• actualizarea datelor angajaților;
• completarea formularelor;
• actualizarea fișelor produselor.

Deși pare o activitate simplă, introducerea manuală a datelor poate consuma mult timp și poate genera erori atunci când volumul informațiilor este foarte mare.

Procesarea documentelor

Majoritatea organizațiilor gestionează zilnic un număr mare de documente.

Acestea pot include:

• facturi;
• contracte;
• comenzi;
• documente de transport;
• documente interne;
• cereri și formulare.

Procesarea documentelor presupune verificarea acestora, înregistrarea în sistemele companiei, arhivarea și transmiterea către persoanele sau departamentele implicate.

În multe organizații, aceste activități sunt încă realizate manual și implică numeroși pași repetitivi.

Verificarea informațiilor

Înainte ca anumite procese să fie finalizate, informațiile trebuie verificate pentru a se asigura că sunt corecte și complete.

Această activitate poate presupune compararea datelor din mai multe sisteme sau verificarea documentelor primite.

Exemple:

• verificarea datelor unui client;
• confirmarea existenței documentelor necesare;
• validarea comenzilor;
• verificarea informațiilor financiare;
• compararea datelor dintre două aplicații.

Aceste verificări sunt importante pentru evitarea erorilor și pentru respectarea procedurilor interne.

Facturarea

Facturarea reprezintă o activitate administrativă esențială pentru majoritatea companiilor.

Procesul poate include:

• generarea facturilor;
• verificarea informațiilor fiscale;
• transmiterea documentelor către clienți;
• înregistrarea în sistemele financiare;
• urmărirea plăților.

În cazul organizațiilor care emit un număr mare de facturi, procesul poate deveni foarte consumator de timp dacă este realizat exclusiv manual.

Actualizarea bazelor de date

Bazele de date trebuie actualizate permanent pentru ca informațiile utilizate în companie să fie corecte și complete.

Această activitate poate include:

• modificarea datelor de contact;
• actualizarea informațiilor despre produse;
• completarea profilurilor clienților;
• actualizarea stocurilor;
• modificarea informațiilor privind furnizorii.

Calitatea datelor influențează toate celelalte procese ale companiei.

Dacă informațiile nu sunt actualizate, pot apărea întârzieri, erori și dificultăți în comunicarea dintre departamente.

Provocările proceselor manuale

Deși multe activități administrative sunt încă realizate manual, acest mod de lucru poate crea numeroase dificultăți, mai ales atunci când compania se dezvoltă și volumul de lucru crește.

Una dintre principalele provocări este timpul necesar pentru executarea sarcinilor repetitive.

Introducerea manuală a informațiilor, verificarea documentelor și actualizarea bazelor de date pot ocupa o mare parte din programul angajaților.

Pe lângă timpul consumat, procesele manuale sunt mai expuse erorilor.

Printre cele mai frecvente probleme se numără:

• introducerea greșită a datelor;
• omiterea unor informații;
• dublarea înregistrărilor;
• procesarea întârziată a documentelor;
• utilizarea unor informații neactualizate.

Aceste erori pot afecta și alte procese din companie și pot necesita timp suplimentar pentru identificare și corectare.

O altă provocare este lipsa standardizării.

Atunci când activitățile sunt realizate diferit de fiecare angajat, pot apărea diferențe în modul de lucru și în rezultatele obținute.

În perioadele cu un volum mare de activitate, procesele manuale pot deveni și mai dificil de gestionat.

Creșterea numărului de comenzi, documente sau solicitări poate determina apariția întârzierilor și poate pune presiune asupra echipelor de back-office.

Din acest motiv, tot mai multe organizații analizează posibilitatea automatizării activităților repetitive prin tehnologii precum Robotic Process Automation (RPA), pentru a reduce timpul de procesare, a limita erorile și a permite angajaților să se concentreze pe activități care necesită analiză și luarea deciziilor.

Cum funcționează RPA în back-office?

Implementarea unei soluții de Robotic Process Automation (RPA) într-un departament de back-office nu înseamnă doar instalarea unui software care începe imediat să execute sarcini. Înainte ca un robot software să poată prelua activități administrative, este necesară o analiză atentă a proceselor existente și definirea modului în care acestea trebuie automatizate.

RPA funcționează pe baza unor reguli clare și a unor fluxuri bine stabilite. Robotul software execută fiecare pas exact așa cum a fost configurat, fără să interpreteze informațiile sau să ia decizii proprii. El repetă aceleași operațiuni ori de câte ori este necesar și respectă întotdeauna regulile stabilite de companie.

Într-un proces obișnuit de automatizare există mai multe etape, de la identificarea activităților potrivite pentru automatizare până la executarea efectivă a acestora și monitorizarea rezultatelor.

1. Identificarea proceselor repetitive

Primul pas în implementarea unei soluții RPA este identificarea proceselor care pot fi automatizate.

Nu orice activitate este potrivită pentru un robot software. Cele mai bune rezultate se obțin în cazul proceselor repetitive, care urmează aceiași pași de fiecare dată și sunt bazate pe reguli bine definite.

În această etapă sunt analizate toate activitățile desfășurate în departamentul de back-office pentru a identifica procesele care consumă mult timp și implică un volum mare de muncă manuală.

Scopul este identificarea activităților care pot fi executate automat fără a afecta calitatea procesului.

Sarcini bazate pe reguli

RPA funcționează foarte bine atunci când procesul urmează reguli clare.

Dacă pentru fiecare situație există instrucțiuni precise privind modul de lucru, robotul poate executa activitatea fără dificultăți.

Exemple de astfel de reguli pot fi:

• completarea anumitor câmpuri într-un formular;
• verificarea existenței unor documente;
• compararea unor informații;
• transmiterea unei notificări dacă sunt îndeplinite anumite condiții;
• actualizarea unui sistem după validarea datelor.

Cu cât regulile sunt mai clare și mai stabile, cu atât automatizarea poate fi implementată mai ușor.

Procese cu volum mare

Automatizarea este recomandată în special pentru activitățile care sunt executate foarte des.

Dacă un angajat realizează aceeași operațiune de sute sau chiar mii de ori pe lună, aceasta poate deveni un candidat potrivit pentru RPA.

Exemple:

• procesarea comenzilor;
• introducerea datelor despre clienți;
• verificarea facturilor;
• actualizarea bazelor de date;
• generarea rapoartelor periodice.

Automatizarea acestor procese poate reduce semnificativ timpul necesar pentru finalizarea activităților și poate diminua riscul apariției erorilor.

Activități standardizate

Procesele standardizate sunt cele care urmează întotdeauna aceeași succesiune de pași.

Robotul software funcționează cel mai eficient atunci când fiecare operațiune este executată în același mod.

De exemplu, dacă procesarea unei facturi presupune întotdeauna:

• deschiderea emailului;
• descărcarea documentului;
• verificarea anumitor informații;
• introducerea datelor într-un sistem;
• arhivarea documentului,

robotul poate executa toate aceste operațiuni fără intervenția unui angajat.

În schimb, procesele care necesită interpretarea informațiilor sau luarea unor decizii complexe sunt mai dificil de automatizat doar prin RPA și pot necesita intervenția unei persoane sau integrarea cu soluții bazate pe inteligență artificială.

2. Configurarea roboților software

După identificarea proceselor care urmează să fie automatizate, urmează etapa de configurare a robotului software.

În această etapă sunt stabilite toate instrucțiunile pe care robotul trebuie să le urmeze.

Scopul este ca robotul să execute activitatea exact în același mod în care ar proceda un angajat, respectând toate regulile și procedurile companiei.

Definirea fluxurilor

Un flux reprezintă succesiunea tuturor pașilor pe care robotul îi va executa.

Pentru fiecare proces sunt stabilite:

• ordinea activităților;
• aplicațiile utilizate;
• informațiile necesare;
• condițiile de verificare;
• acțiunile care trebuie executate.

Fluxul trebuie să acopere toate etapele procesului, inclusiv situațiile în care apar erori sau informații incomplete.

De exemplu, dacă o factură nu conține toate datele necesare, robotul poate trimite automat documentul către un angajat pentru verificare.

Stabilirea regulilor

Pe lângă pașii procesului, robotul trebuie să respecte și regulile după care sunt luate deciziile simple.

Aceste reguli pot include:

• verificarea formatului unor informații;
• validarea datelor introduse;
• compararea informațiilor din două sisteme;
• verificarea existenței documentelor obligatorii;
• alegerea acțiunii următoare în funcție de anumite condiții.

Robotul nu interpretează informațiile în același mod ca un om, ci execută exact regulile definite în timpul configurării.

Acest lucru contribuie la uniformizarea proceselor și la reducerea diferențelor dintre modul de lucru al diferiților angajați.

Testarea proceselor

Înainte ca robotul să fie utilizat în activitatea zilnică, procesul trebuie testat.

Testarea este necesară pentru a verifica dacă:

• toate etapele sunt executate corect;
• informațiile sunt prelucrate fără erori;
• regulile sunt respectate;
• rezultatele sunt cele așteptate;
• eventualele excepții sunt gestionate corespunzător.

În această etapă pot fi identificate și corectate problemele înainte ca robotul să fie utilizat în producție.

Testarea contribuie la reducerea riscului apariției erorilor după implementare și oferă încredere că procesul funcționează conform cerințelor companiei.

3. Automatizarea execuției

După configurare și testare, robotul software poate începe să execute automat activitățile pentru care a fost creat.

Robotul poate fi programat să pornească:

• la anumite intervale de timp;
• la o oră stabilită;
• atunci când apare un document nou;
• după primirea unui email;
• la inițierea unui proces de către un utilizator.

Odată pornit, acesta execută toate operațiunile fără intervenție umană, respectând fluxul stabilit.

Preluarea datelor

Una dintre cele mai frecvente activități realizate de roboții software este colectarea informațiilor din diferite surse.

Robotul poate prelua date din:

• aplicații interne;
• baze de date;
• fișiere Excel;
• documente electronice;
• emailuri;
• platforme web.

Aceste informații pot fi apoi utilizate pentru completarea formularelor, actualizarea sistemelor sau generarea documentelor.

Automatizarea elimină necesitatea copierii manuale a datelor și reduce riscul introducerii unor informații greșite.

Validarea informațiilor

După preluarea datelor, robotul poate verifica dacă acestea respectă regulile stabilite.

De exemplu, poate verifica:

• dacă toate câmpurile obligatorii sunt completate;
• dacă valorile sunt corecte;
• dacă documentele există;
• dacă informațiile coincid în mai multe sisteme.

În cazul în care sunt identificate neconcordanțe, robotul poate opri procesul și poate transmite cazul către un angajat pentru verificare.

Astfel, sunt evitate procesările incorecte și pot fi identificate rapid eventualele probleme.

Actualizarea sistemelor

După validarea informațiilor, robotul poate actualiza automat aplicațiile utilizate de companie.

Acesta poate:

• introduce informații noi;
• modifica date existente;
• crea înregistrări;
• actualiza statusul comenzilor;
• sincroniza informațiile dintre mai multe sisteme.

Actualizarea automată contribuie la menținerea unor date corecte și actualizate în toate aplicațiile utilizate de organizație.

Generarea rapoartelor

Roboții software pot colecta informații din mai multe surse și pot genera automat rapoarte periodice.

Aceste rapoarte pot include:

• situația comenzilor;
• activitatea zilnică;
• volumul documentelor procesate;
• indicatori de performanță;
• statistici privind activitatea departamentelor.

În loc ca un angajat să colecteze manual informațiile din mai multe aplicații și să pregătească rapoartele, robotul poate executa toate aceste operațiuni automat și poate transmite documentele persoanelor responsabile.

Acest lucru reduce timpul necesar pentru raportare și oferă acces mai rapid la informațiile necesare pentru monitorizarea activității și luarea deciziilor.

Exemple de procese care pot fi automatizate

Unul dintre cele mai mari avantaje ale tehnologiei Robotic Process Automation (RPA) este faptul că poate fi utilizată într-o gamă foarte variată de procese administrative. Majoritatea organizațiilor desfășoară zilnic activități repetitive, bazate pe reguli clare și pe prelucrarea unor volume mari de informații. Aceste procese sunt potrivite pentru automatizare deoarece urmează aceiași pași și necesită puține decizii din partea angajaților.

Prin automatizarea acestor activități, companiile pot reduce timpul de lucru, pot limita apariția erorilor și pot utiliza mai eficient resursele existente.

Mai jos sunt prezentate câteva dintre cele mai întâlnite procese care pot fi automatizate cu ajutorul roboților software.

Introducerea datelor în ERP și CRM

Introducerea manuală a datelor reprezintă una dintre cele mai consumatoare activități din departamentele de back-office.

În multe companii, aceeași informație trebuie introdusă în mai multe aplicații sau actualizată în mod constant.

Un robot software poate prelua automat informațiile dintr-o sursă și le poate introduce în sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) sau CRM (Customer Relationship Management), fără intervenția unui angajat.

Exemple de activități care pot fi automatizate:

• introducerea comenzilor în ERP;
• actualizarea informațiilor despre clienți în CRM;
• înregistrarea produselor noi;
• actualizarea datelor furnizorilor;
• completarea automată a formularelor;
• sincronizarea informațiilor între mai multe aplicații.

Automatizarea acestor activități reduce timpul necesar introducerii datelor și elimină riscul copierii greșite a informațiilor.

În plus, datele sunt actualizate mai rapid, ceea ce permite tuturor departamentelor să lucreze cu informații corecte și actualizate.

Procesarea facturilor

Procesarea facturilor este unul dintre cele mai frecvente procese automatizate prin RPA.

În multe organizații, facturile sunt primite prin email sau prin diferite platforme și trebuie verificate, înregistrate și introduse în sistemele financiare.

Acest proces poate implica numeroși pași repetitivi.

Robotul software poate:

• identifica facturile primite;
• descărca documentele;
• extrage informațiile importante;
• verifica existența tuturor datelor obligatorii;
• introduce informațiile în sistemul ERP;
• transmite documentele spre aprobare;
• arhiva automat fișierele.

În cazul în care sunt identificate informații lipsă sau neconcordanțe, robotul poate opri procesul și poate transmite cazul unui angajat pentru verificare.

Automatizarea procesării facturilor reduce timpul necesar pentru înregistrarea documentelor și contribuie la diminuarea erorilor administrative.

Actualizarea bazelor de date

Bazele de date trebuie menținute permanent actualizate pentru ca informațiile utilizate de companie să fie corecte.

În organizațiile mari, actualizarea manuală a mii de înregistrări poate deveni o activitate foarte consumatoare de timp.

RPA poate automatiza activități precum:

• modificarea datelor de contact;
• actualizarea informațiilor despre produse;
• sincronizarea informațiilor dintre mai multe sisteme;
• actualizarea stocurilor;
• modificarea informațiilor despre furnizori;
• completarea automată a câmpurilor lipsă.

Prin automatizare se evită introducerea repetată a acelorași informații și se reduce riscul apariției unor diferențe între sistemele utilizate de companie.

Verificarea documentelor

Multe procese administrative presupun verificarea documentelor înainte ca acestea să fie aprobate sau procesate.

Această activitate este adesea repetitivă și urmează reguli clare.

Un robot software poate verifica automat:

• existența documentelor obligatorii;
• completarea tuturor câmpurilor;
• respectarea formatului solicitat;
• existența semnăturilor sau anexelor;
• concordanța informațiilor dintre documente.

De exemplu, înainte de procesarea unei cereri, robotul poate verifica dacă toate documentele necesare au fost încărcate și dacă informațiile sunt complete.

Dacă sunt identificate lipsuri, solicitarea poate fi direcționată automat către persoana responsabilă.

Acest tip de automatizare reduce timpul necesar verificărilor și contribuie la standardizarea proceselor.

Generarea rapoartelor

Pregătirea rapoartelor este o activitate prezentă în aproape toate departamentele unei organizații.

De multe ori, angajații trebuie să colecteze informații din mai multe aplicații, să le organizeze și să pregătească documentele necesare pentru management.

RPA poate automatiza întregul proces.

Robotul poate:

• colecta date din mai multe sisteme;
• centraliza informațiile;
• calcula indicatorii necesari;
• genera rapoarte în formatul dorit;
• transmite automat documentele către persoanele interesate.

Exemple de rapoarte generate automat:

• rapoarte financiare;
• situația comenzilor;
• rapoarte privind activitatea echipelor;
• statistici despre procesarea documentelor;
• indicatori de performanță (KPI).

Automatizarea reduce timpul necesar pregătirii rapoartelor și permite accesul rapid la informațiile importante pentru luarea deciziilor.

Gestionarea solicitărilor administrative

Departamentele administrative primesc zilnic numeroase solicitări din partea angajaților sau a altor departamente.

Aceste solicitări pot avea legătură cu:

• accesul la aplicații;
• aprobarea documentelor;
• actualizarea informațiilor;
• emiterea unor documente;
• cereri interne.

Un robot software poate automatiza mai multe etape ale acestor procese.

De exemplu, acesta poate:

• înregistra solicitarea;
• verifica informațiile existente;
• transmite cererea către persoana responsabilă;
• urmări statusul aprobării;
• trimite notificări automate;
• actualiza sistemele după finalizarea procesului.

Prin automatizare, timpul de procesare poate fi redus, iar solicitările sunt gestionate într-un mod uniform și predictibil.

Procesarea comenzilor

În companiile care gestionează un număr mare de comenzi, procesarea manuală poate deveni o activitate dificil de administrat.

RPA poate automatiza mai multe etape ale acestui proces.

Robotul poate:

• prelua comenzile din platformele de vânzare;
• verifica informațiile introduse;
• valida existența produselor;
• actualiza stocurile;
• genera documentele necesare;
• transmite comenzile către departamentele implicate;
• actualiza statusul comenzilor.

Automatizarea contribuie la reducerea timpului necesar procesării și la diminuarea erorilor generate de introducerea manuală a informațiilor.

De asemenea, clienții pot primi mai rapid confirmările și informațiile privind comenzile lor.

Reconcilierea datelor

Reconcilierea datelor presupune compararea informațiilor din două sau mai multe surse pentru a identifica eventualele diferențe.

Acest proces este întâlnit frecvent în departamentele financiare, contabile și operaționale.

Realizată manual, reconcilierea poate necesita multe ore de lucru, mai ales atunci când sunt implicate volume mari de informații.

Un robot software poate automatiza această activitate prin:

• colectarea datelor din mai multe sisteme;
• compararea automată a informațiilor;
• identificarea diferențelor;
• evidențierea neconcordanțelor;
• generarea unui raport cu rezultatele verificării.

De exemplu, robotul poate compara automat informațiile privind plățile efectuate cu cele înregistrate în sistemul contabil și poate semnala tranzacțiile care necesită verificări suplimentare.

Prin automatizarea reconcilierii datelor, companiile pot reduce timpul necesar verificărilor și pot identifica mai rapid eventualele erori sau diferențe dintre sisteme.

Beneficiile RPA pentru serviciile de back-office

Implementarea unei soluții de Robotic Process Automation (RPA) poate aduce numeroase beneficii departamentelor de back-office, indiferent de dimensiunea organizației sau de domeniul în care aceasta activează. Activitățile administrative presupun, de regulă, un volum mare de procese repetitive, iar automatizarea acestora contribuie la eficientizarea modului de lucru și la utilizarea mai bună a resurselor disponibile.

RPA nu înlocuiește complet activitatea angajaților, ci preia sarcinile repetitive și bazate pe reguli, astfel încât echipele să se poată concentra pe activități care necesită analiză, comunicare și luarea deciziilor. În același timp, procesele devin mai rapide, mai uniforme și mai ușor de monitorizat.

Mai jos sunt prezentate principalele beneficii pe care RPA le poate aduce într-un departament de back-office.

Reducerea erorilor umane

Activitățile repetitive realizate manual sunt predispuse la greșeli, mai ales atunci când angajații trebuie să proceseze un număr mare de documente sau să introducă aceleași informații în mai multe sisteme.

Erorile pot apărea din diverse motive:

• introducerea incorectă a datelor;
• omiterea unor informații;
• copierea greșită a valorilor;
• procesarea incompletă a documentelor;
• actualizarea incorectă a bazelor de date.

Un robot software execută întotdeauna aceiași pași și respectă regulile configurate în proces.

Dacă informațiile de intrare sunt corecte și procesul este configurat corespunzător, robotul va executa activitatea în același mod de fiecare dată.

Acest lucru contribuie la reducerea numărului de erori administrative și la creșterea calității datelor utilizate în companie.

Totodată, scade și timpul necesar pentru identificarea și corectarea greșelilor, ceea ce are un impact pozitiv asupra întregii activități.

Economie de timp

Una dintre cele mai evidente avantaje ale automatizării este reducerea timpului necesar pentru desfășurarea activităților repetitive.

Procese care înainte necesitau zeci de minute sau chiar câteva ore pot fi finalizate mult mai rapid de către un robot software.

De exemplu, activități precum:

• introducerea comenzilor;
• procesarea facturilor;
• verificarea documentelor;
• actualizarea informațiilor;
• generarea rapoartelor

pot fi executate automat, fără ca un angajat să intervină în fiecare etapă.

Economia de timp permite echipelor să își organizeze mai bine activitatea și să acorde atenție proceselor care necesită implicare umană.

În perioadele cu un volum mare de lucru, acest avantaj devine și mai important, deoarece reduce presiunea asupra angajaților și contribuie la respectarea termenelor.

Creșterea productivității

Prin automatizarea activităților repetitive, angajații nu mai sunt nevoiți să petreacă o mare parte din program executând aceleași operațiuni.

Timpul economisit poate fi folosit pentru activități precum:

• analiza informațiilor;
• comunicarea cu partenerii și clienții;
• rezolvarea cazurilor complexe;
• îmbunătățirea proceselor interne;
• dezvoltarea unor proiecte noi.

În același timp, roboții software pot procesa un număr mare de operațiuni într-un interval scurt, fără întreruperi.

Acest lucru contribuie la creșterea volumului de activități finalizate într-o perioadă mai scurtă și la utilizarea mai eficientă a resurselor companiei.

Productivitatea nu crește doar prin executarea mai rapidă a sarcinilor, ci și prin reducerea timpului pierdut cu verificări, corecturi și activități repetitive.

Costuri operaționale mai mici

Automatizarea proceselor poate contribui la optimizarea costurilor operaționale ale unei organizații.

Atunci când activitățile repetitive sunt executate de roboți software, compania poate reduce timpul și resursele necesare pentru realizarea acestora.

Printre costurile care pot fi optimizate se numără:

• timpul alocat proceselor administrative;
• costurile generate de corectarea erorilor;
• resursele utilizate pentru activități repetitive;
• costurile asociate întârzierilor în procesare.

Reducerea costurilor nu înseamnă doar diminuarea cheltuielilor directe, ci și utilizarea mai eficientă a echipelor existente.

Angajații pot fi implicați în activități cu valoare adăugată mai mare, în timp ce procesele standardizate sunt gestionate automat.

Procesare mai rapidă

Roboții software pot executa procesele administrative într-un timp mult mai scurt decât cel necesar unei persoane.

Aceștia pot:

• accesa mai multe aplicații simultan;
• transfera rapid informațiile;
• verifica automat documentele;
• genera documente și rapoarte;
• actualiza bazele de date fără întârzieri.

De exemplu, un proces care presupune verificarea mai multor documente și introducerea informațiilor în mai multe sisteme poate fi finalizat în câteva minute, comparativ cu timpul necesar procesării manuale.

Reducerea timpului de procesare contribuie la desfășurarea mai rapidă a întregii activități și la îmbunătățirea colaborării dintre departamente.

În plus, procesele rapide permit companiei să răspundă mai eficient solicitărilor interne și externe.

Disponibilitate 24/7

Spre deosebire de angajați, roboții software pot funcționa continuu, fără pauze și fără limitări legate de programul de lucru.

Aceștia pot executa procese:

• în afara programului de lucru;
• pe timpul nopții;
• în weekend;
• în perioadele aglomerate;
• ori de câte ori este nevoie.

Acest avantaj este important pentru organizațiile care gestionează volume mari de date sau care trebuie să proceseze informațiile într-un timp foarte scurt.

De exemplu, un robot poate genera automat rapoarte pe timpul nopții, astfel încât acestea să fie disponibile pentru echipe încă de la începutul zilei următoare.

Disponibilitatea permanentă contribuie la reducerea timpilor de așteptare și la desfășurarea continuă a proceselor administrative.

Scalabilitate

Pe măsură ce o companie se dezvoltă, crește și volumul activităților administrative.

Fără automatizare, acest lucru presupune de multe ori angajarea de personal suplimentar și reorganizarea proceselor interne.

RPA oferă posibilitatea extinderii activităților fără modificări majore ale modului de lucru.

Atunci când volumul proceselor crește, compania poate:

• automatiza noi activități;
• configura roboți suplimentari;
• extinde procesele existente;
• adapta fluxurile de lucru la noile cerințe.

Scalabilitatea permite organizației să gestioneze mai ușor perioadele cu activitate intensă, fără ca acest lucru să afecteze calitatea serviciilor sau timpul de procesare.

În același timp, automatizarea poate fi implementată treptat. Compania poate începe cu unul sau două procese și poate extinde utilizarea RPA pe măsură ce identifică noi activități care pot fi automatizate.

Această flexibilitate face ca Robotic Process Automation să fie o soluție potrivită atât pentru organizațiile aflate la începutul procesului de digitalizare, cât și pentru companiile mari care doresc să își optimizeze continuu operațiunile de back-office.

KPI pentru măsurarea impactului RPA

Implementarea unei soluții de Robotic Process Automation (RPA) reprezintă o investiție care trebuie evaluată în timp. După automatizarea unui proces, este important ca organizația să urmărească dacă obiectivele propuse au fost atinse și dacă noul mod de lucru aduce beneficii reale.

Pentru acest lucru sunt utilizați indicatori de performanță (Key Performance Indicators – KPI), care oferă informații despre eficiența proceselor automatizate și despre impactul pe care RPA îl are asupra activității de back-office.

Monitorizarea acestor indicatori permite companiilor să compare rezultatele obținute înainte și după implementarea automatizării, să identifice eventualele probleme și să decidă dacă este oportună extinderea soluției și către alte procese.

Mai jos sunt prezentați cei mai utilizați KPI pentru evaluarea impactului unei soluții RPA.

Timp de procesare

Timpul de procesare este unul dintre cei mai importanți indicatori atunci când se implementează automatizarea.

Acesta măsoară durata necesară pentru finalizarea unui proces, din momentul în care acesta începe și până la încheierea tuturor etapelor.

De exemplu, poate fi urmărit:

• timpul necesar procesării unei facturi;
• durata introducerii unei comenzi în sistem;
• timpul de actualizare a unei baze de date;
• durata procesării unei cereri administrative;
• timpul necesar generării unui raport.

Înainte de implementarea RPA, aceste activități sunt realizate manual și pot necesita zeci de minute sau chiar câteva ore, în funcție de complexitatea procesului.

După automatizare, durata poate fi redusă semnificativ deoarece robotul execută activitățile fără întreruperi și fără întârzieri.

Compararea timpului de procesare înainte și după implementare oferă o imagine clară asupra eficienței automatizării.

Numărul de erori

Reducerea erorilor este unul dintre principalele obiective ale automatizării.

Acest indicator urmărește câte greșeli apar într-un proces într-o anumită perioadă.

Pot fi monitorizate erori precum:

• introducerea incorectă a datelor;
• omiterea unor informații;
• procesarea incompletă a documentelor;
• actualizarea greșită a bazelor de date;
• transmiterea documentelor către destinatari incorecți.

Atunci când un proces este executat manual, probabilitatea apariției unor erori este mai mare, mai ales dacă activitatea este repetitivă și presupune prelucrarea unui volum mare de informații.

Roboții software execută întotdeauna aceleași operațiuni și respectă regulile configurate, ceea ce contribuie la reducerea numărului de greșeli.

Monitorizarea acestui KPI permite evaluarea calității proceselor automatizate și identificarea eventualelor situații în care fluxurile trebuie ajustate.

Cost per proces

Costul per proces reprezintă suma estimată necesară pentru realizarea unei activități.

Acest indicator include, în funcție de companie:

• timpul de lucru al angajaților;
• resursele utilizate;
• costurile administrative;
• costurile generate de corectarea erorilor;
• alte cheltuieli asociate procesului.

După implementarea RPA, costul per proces poate scădea deoarece o mare parte dintre activitățile repetitive sunt executate automat.

De exemplu, dacă procesarea manuală a unei facturi implică mai multe operațiuni realizate de un angajat, automatizarea poate reduce timpul necesar și implicit costurile asociate.

Analizarea acestui indicator ajută compania să înțeleagă dacă investiția în automatizare produce economii pe termen mediu și lung.

Productivitatea angajaților

Un alt indicator important este productivitatea echipelor care lucrează în departamentele de back-office.

RPA nu urmărește doar automatizarea proceselor, ci și utilizarea mai eficientă a timpului angajaților.

Productivitatea poate fi evaluată prin:

• numărul de activități finalizate;
• timpul alocat sarcinilor complexe;
• volumul de documente procesate;
• reducerea activităților repetitive;
• capacitatea echipei de a gestiona un volum mai mare de lucru.

După implementarea automatizării, angajații pot dedica mai mult timp activităților care necesită analiză, comunicare sau luarea deciziilor.

Acest lucru contribuie la o organizare mai eficientă a muncii și la utilizarea competențelor echipei în activități cu valoare adăugată mai mare.

Numărul de procese automatizate

Acest KPI arată gradul de implementare a soluțiilor RPA în cadrul organizației.

Indicatorul urmărește câte procese au fost automatizate într-o anumită perioadă și cât de extinsă este utilizarea roboților software.

Pot fi monitorizate:

• numărul proceselor automatizate;
• numărul fluxurilor dezvoltate;
• numărul roboților activi;
• departamentele în care este utilizată automatizarea;
• procesele noi identificate pentru automatizare.

Pe măsură ce organizația acumulează experiență în utilizarea RPA, automatizarea poate fi extinsă treptat către alte activități administrative.

Acest indicator oferă o imagine asupra nivelului de digitalizare și asupra progresului realizat în transformarea proceselor interne.

Respectarea SLA

SLA (Service Level Agreement) reprezintă nivelul de servicii sau termenele de procesare pe care organizația s-a angajat să le respecte.

În multe departamente există obiective privind timpul maxim în care trebuie procesată o solicitare sau finalizată o activitate.

RPA poate contribui la respectarea acestor termene prin reducerea timpului de procesare și eliminarea întârzierilor generate de activitățile manuale.

Acest KPI poate urmări:

• procentul solicitărilor procesate în termen;
• respectarea timpilor de răspuns;
• respectarea termenelor interne;
• respectarea termenelor asumate față de clienți sau parteneri.

Un nivel ridicat al respectării SLA indică faptul că procesele automatizate funcționează eficient și contribuie la desfășurarea activităților conform standardelor stabilite.

Timp economisit lunar

Acest indicator măsoară numărul total de ore economisite prin utilizarea roboților software într-o lună.

Calculul poate avea în vedere:

• timpul economisit pentru fiecare proces automatizat;
• numărul proceselor executate;
• timpul care anterior era alocat activităților manuale.

De exemplu, dacă un robot economisește cinci minute pentru fiecare document procesat și într-o lună sunt procesate câteva mii de documente, economia totală de timp poate deveni foarte importantă.

Acest timp nu reprezintă doar o reducere a duratei proceselor, ci și o oportunitate pentru angajați de a se ocupa de activități care necesită experiență, analiză și interacțiune umană.

Monitorizarea timpului economisit oferă organizației o imagine clară asupra eficienței automatizării și asupra modului în care resursele pot fi redistribuite către activități cu impact mai mare asupra rezultatelor companiei.

Provocările implementării RPA

Implementarea unei soluții de Robotic Process Automation (RPA) poate aduce numeroase beneficii pentru activitatea de back-office, însă succesul unui astfel de proiect nu depinde doar de tehnologie. Pentru ca automatizarea să ofere rezultatele așteptate, este nevoie de o analiză atentă a proceselor existente, de implicarea echipelor și de o planificare bine realizată.

În practică, multe proiecte de automatizare întâmpină dificultăți nu din cauza roboților software, ci din cauza unor procese insuficient documentate, a rezistenței la schimbare sau a unei implementări realizate fără o strategie clară.

Înainte de automatizare este important ca organizația să înțeleagă modul în care funcționează procesele interne și să stabilească obiective clare privind rezultatele urmărite.

Alegerea proceselor potrivite

Una dintre cele mai importante etape ale implementării RPA este alegerea proceselor care vor fi automatizate.

Nu toate activitățile sunt potrivite pentru automatizare, iar selectarea unor procese nepotrivite poate reduce eficiența proiectului și poate duce la rezultate sub așteptări.

Cele mai bune rezultate sunt obținute în cazul activităților care:

• sunt repetitive;
• urmează aceiași pași de fiecare dată;
• au reguli clare și bine definite;
• utilizează informații digitale;
• implică un volum mare de muncă manuală;
• au puține excepții.

În schimb, procesele care presupun interpretarea informațiilor, negocieri, creativitate sau luarea unor decizii complexe sunt mai greu de automatizat doar prin RPA.

O altă provocare apare atunci când organizația încearcă să automatizeze un proces care este deja ineficient.

Automatizarea nu rezolvă problemele unui flux de lucru prost organizat. Dacă procesul conține pași inutili, reguli neclare sau activități redundante, robotul va executa exact aceleași operațiuni.

Din acest motiv, înainte de implementare este recomandată analizarea și optimizarea procesului, astfel încât automatizarea să fie aplicată unui flux cât mai simplu și bine structurat.

Integrarea cu sistemele existente

Majoritatea organizațiilor utilizează mai multe aplicații informatice pentru desfășurarea activității.

Pot exista sisteme ERP, CRM, aplicații financiare, platforme de resurse umane, baze de date, soluții de ticketing și alte programe dezvoltate în perioade diferite.

Una dintre provocările implementării RPA este integrarea roboților software cu aceste sisteme.

În multe cazuri, robotul trebuie să:

• acceseze mai multe aplicații;
• transfere informații între sisteme;
• citească date din baze diferite;
• actualizeze simultan mai multe platforme;
• respecte regulile fiecărei aplicații utilizate.

Dacă aplicațiile sunt vechi, au interfețe diferite sau nu comunică ușor între ele, configurarea proceselor poate necesita mai mult timp.

O altă situație apare atunci când sistemele sunt actualizate sau modificate după implementarea automatizării.

Schimbarea structurii unei aplicații, modificarea câmpurilor sau actualizarea interfeței pot afecta funcționarea roboților software și pot necesita adaptarea fluxurilor existente.

De aceea, colaborarea dintre echipele IT și cele operaționale este importantă pe toată durata proiectului.

Managementul schimbării

Implementarea unei soluții RPA înseamnă schimbarea modului în care sunt desfășurate anumite activități.

În multe organizații, această schimbare poate genera întrebări și îngrijorări în rândul angajaților.

Unii pot considera că automatizarea le va modifica responsabilitățile sau că anumite activități pe care le realizau zilnic vor fi preluate de roboții software.

Din acest motiv, managementul schimbării reprezintă o etapă importantă a proiectului.

Compania trebuie să comunice clar:

• de ce este implementată automatizarea;
• ce procese vor fi automatizate;
• care sunt beneficiile pentru organizație;
• cum se vor modifica activitățile echipei;
• ce rol vor avea angajații după implementare.

Este important ca echipele să înțeleagă faptul că RPA nu urmărește înlocuirea oamenilor, ci eliminarea activităților repetitive și consumatoare de timp.

În multe cazuri, automatizarea permite angajaților să se concentreze pe activități care necesită experiență, analiză, comunicare și rezolvarea situațiilor complexe.

Implicarea angajaților încă din faza de analiză poate contribui la identificarea celor mai potrivite procese pentru automatizare și poate facilita acceptarea schimbării.

Instruirea echipei

Chiar dacă roboții software execută automat activitățile repetitive, angajații trebuie să înțeleagă modul în care funcționează procesele automatizate.

Instruirea echipei nu este necesară doar pentru utilizarea aplicațiilor, ci și pentru colaborarea eficientă cu soluțiile RPA.

Personalul trebuie să știe:

• cum sunt inițiate procesele automatizate;
• când intervine robotul software;
• în ce situații este necesară intervenția unui angajat;
• cum sunt raportate eventualele erori;
• cum pot fi urmărite rezultatele proceselor automatizate.

În plus, echipele responsabile de administrarea soluției trebuie să fie pregătite pentru actualizarea fluxurilor și adaptarea acestora atunci când apar modificări în procesele companiei.

Instruirea contribuie la utilizarea corectă a automatizării și reduce riscul apariției unor probleme generate de lipsa de informații.

Monitorizarea performanței

Implementarea unui robot software nu reprezintă finalul proiectului.

După ce procesele sunt automatizate, este necesară monitorizarea permanentă a performanței pentru a verifica dacă soluția funcționează conform obiectivelor stabilite.

Companiile urmăresc de obicei indicatori precum:

• timpul de procesare;
• numărul de procese executate;
• numărul erorilor;
• respectarea termenelor de procesare;
• disponibilitatea roboților;
• timpul economisit;
• costurile operaționale.

Pe lângă acești indicatori, este importantă și monitorizarea situațiilor în care robotul întâmpină dificultăți sau procesele necesită intervenție manuală.

Analizarea acestor informații permite îmbunătățirea continuă a fluxurilor și identificarea unor noi oportunități de automatizare.

În multe organizații, procesele se schimbă în timp ca urmare a modificării procedurilor interne, a implementării unor aplicații noi sau a schimbărilor legislative.

Din acest motiv, soluțiile RPA trebuie revizuite periodic și adaptate la noile cerințe, astfel încât automatizarea să continue să ofere rezultate eficiente și să susțină activitatea departamentelor de back-office.

RPA vs. automatizarea tradițională

Atunci când o companie dorește să își automatizeze procesele, una dintre întrebările care apare frecvent este ce soluție este mai potrivită: Robotic Process Automation (RPA) sau automatizarea tradițională. Deși ambele urmăresc creșterea eficienței și reducerea activităților manuale, modul în care funcționează și tipurile de procese pentru care sunt utilizate sunt diferite.

Înțelegerea acestor diferențe ajută organizațiile să aleagă soluția potrivită în funcție de infrastructura existentă, de complexitatea proceselor și de obiectivele urmărite.

Diferențe

Principala diferență dintre RPA și automatizarea tradițională constă în modul în care interacționează cu aplicațiile utilizate de companie.

RPA folosește roboți software care lucrează la fel ca un utilizator. Robotul deschide aplicațiile, introduce date, copiază informații, completează formulare, descarcă documente și execută aceiași pași pe care i-ar realiza un angajat.

Acest lucru înseamnă că, în multe situații, RPA poate fi implementat fără modificări importante ale sistemelor existente.

În schimb, automatizarea tradițională presupune de obicei dezvoltarea unor integrări între aplicații, utilizarea API-urilor (interfețe prin care aplicațiile comunică între ele) sau modificarea aplicațiilor pentru a automatiza anumite fluxuri.

Acest tip de automatizare este construit direct în sistemele informatice și necesită, de regulă, implicarea echipelor de dezvoltare software.

O altă diferență importantă este viteza de implementare.

În multe cazuri, un proces RPA poate fi configurat și pus în funcțiune într-un timp mai scurt decât dezvoltarea unei integrări software complexe.

Automatizarea tradițională poate necesita analiză tehnică, dezvoltare, testare și implementare, ceea ce înseamnă un proiect mai amplu și o durată mai mare de realizare.

Există și diferențe privind flexibilitatea.

Dacă un proces se modifică frecvent, un robot software poate fi adaptat relativ ușor prin actualizarea fluxului de lucru. În cazul automatizării tradiționale, modificările pot implica dezvoltări suplimentare și actualizarea integrărilor existente.

Avantaje

Avantajele RPA

RPA oferă numeroase beneficii pentru procesele administrative și pentru activitățile repetitive.

Printre cele mai importante avantaje se numără:

• implementare relativ rapidă;
• posibilitatea utilizării aplicațiilor existente fără modificări majore;
• reducerea activităților manuale repetitive;
• diminuarea erorilor de introducere a datelor;
• procesare mai rapidă a informațiilor;
• funcționare continuă, inclusiv în afara programului de lucru;
• adaptare ușoară la modificările proceselor.

Aceste caracteristici fac ca RPA să fie o soluție potrivită pentru departamentele de back-office, financiar, resurse umane, logistică sau relații cu clienții, unde există numeroase activități repetitive și standardizate.

Avantajele automatizării tradiționale

Automatizarea tradițională este potrivită atunci când procesele trebuie integrate direct în aplicațiile utilizate de companie.

Printre avantajele acesteia se numără:

• integrarea directă între sisteme;
• schimb rapid și sigur de date prin API-uri;
• performanță ridicată pentru procese complexe;
• posibilitatea dezvoltării unor fluxuri personalizate;
• stabilitate pentru procese care se modifică rar;
• automatizare la nivelul aplicațiilor, fără simularea acțiunilor unui utilizator.

Pentru organizațiile care dezvoltă aplicații proprii sau care dispun de sisteme moderne cu interfețe de integrare, automatizarea tradițională poate reprezenta o soluție foarte eficientă pe termen lung.

Limitări

Limitările RPA

Deși este o tehnologie flexibilă, RPA are și anumite limitări.

Roboții software funcționează cel mai bine atunci când procesele sunt clare și bazate pe reguli.

Pot apărea dificultăți atunci când:

• procesele se schimbă foarte des;
• aplicațiile își modifică frecvent interfața;
• există foarte multe excepții care necesită decizii umane;
• informațiile sunt incomplete sau neuniforme;
• activitatea presupune interpretarea unor situații complexe.

În plus, dacă un robot interacționează cu aplicații care își schimbă aspectul după actualizări, fluxurile pot necesita ajustări pentru a continua să funcționeze corect.

Limitările automatizării tradiționale

Automatizarea tradițională poate implica un efort mai mare de dezvoltare și implementare.

Printre provocările acestei soluții se numără:

• costuri inițiale mai ridicate;
• timp mai mare pentru dezvoltare;
• necesitatea implicării echipelor IT;
• modificări complexe atunci când procesele se schimbă;
• dependența de existența unor API-uri sau a unor metode de integrare între aplicații.

În cazul sistemelor vechi sau al aplicațiilor care nu permit integrarea directă, implementarea automatizării tradiționale poate deveni dificilă sau foarte costisitoare.

Când alegi fiecare soluție?

Alegerea dintre RPA și automatizarea tradițională depinde de mai mulți factori, precum tipul procesului, infrastructura tehnică și obiectivele organizației.

RPA este recomandat atunci când:

• există procese repetitive și standardizate;
• activitățile sunt realizate manual de angajați;
• aplicațiile existente nu oferă metode simple de integrare;
• compania dorește rezultate rapide;
• automatizarea trebuie implementată fără modificarea sistemelor existente;
• volumul activităților administrative este ridicat.

Automatizarea tradițională este mai potrivită atunci când:

• aplicațiile pot comunica direct prin API-uri;
• procesele sunt complexe și implică schimb permanent de informații între sisteme;
• organizația dezvoltă aplicații proprii;
• este nevoie de integrarea permanentă a mai multor platforme;
• compania urmărește automatizarea direct la nivelul sistemelor informatice.

În multe organizații, cele două soluții nu se exclud, ci se completează. Automatizarea tradițională poate gestiona schimbul de date dintre aplicații, iar RPA poate prelua activitățile manuale care rămân în afara acestor integrări.

Prin combinarea celor două tehnologii, companiile pot automatiza un număr mai mare de procese și pot construi fluxuri de lucru mai eficiente, adaptate modului în care funcționează organizația.

Rolul RPA într-o strategie de transformare digitală

Transformarea digitală înseamnă mai mult decât implementarea unor aplicații noi sau mutarea documentelor în format electronic. Este un proces prin care organizațiile își schimbă modul de lucru pentru a deveni mai eficiente, mai rapide și mai flexibile. În acest context, Robotic Process Automation (RPA) joacă un rol important, deoarece automatizează activitățile repetitive și permite echipelor să se concentreze pe procese care aduc mai multă valoare companiei.

RPA nu funcționează izolat. Pentru a avea rezultate bune, acesta este integrat cu alte sisteme și tehnologii utilizate în organizație, precum CRM, ERP, platforme de gestionare a documentelor sau soluții bazate pe inteligență artificială. Împreună, aceste instrumente contribuie la digitalizarea proceselor și la îmbunătățirea modului în care circulă informațiile între departamente.

Integrarea cu CRM

Sistemele CRM (Customer Relationship Management) sunt folosite pentru administrarea relațiilor cu clienții și pentru centralizarea informațiilor despre aceștia.

În multe companii, datele despre clienți provin din mai multe surse și trebuie actualizate constant. Introducerea manuală a acestor informații poate consuma mult timp și poate duce la apariția unor erori.

Prin integrarea RPA cu un sistem CRM, multe dintre aceste activități pot fi automatizate.

De exemplu, un robot software poate:

• crea automat fișe noi pentru clienți;
• actualiza datele de contact;
• înregistra solicitările primite prin telefon, email sau formular online;
• actualiza istoricul interacțiunilor;
• introduce comenzile sau contractele în sistem;
• transmite notificări către echipele responsabile.

În acest mod, informațiile sunt disponibile mai rapid, iar angajații nu mai trebuie să introducă aceleași date în mod repetat.

Integrarea dintre RPA și CRM contribuie la menținerea unor baze de date actualizate și reduce timpul necesar procesării solicitărilor clienților.

Integrarea cu ERP

Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) gestionează procese importante din cadrul unei organizații, precum contabilitatea, aprovizionarea, gestionarea stocurilor, producția sau facturarea.

În multe cazuri, datele trebuie transferate între ERP și alte aplicații utilizate în companie.

RPA poate automatiza acest schimb de informații fără ca angajații să intervină manual.

Un robot software poate:

• introduce comenzile în ERP;
• actualiza stocurile;
• înregistra facturile;
• procesa comenzile de achiziție;
• actualiza informațiile despre furnizori;
• genera documente administrative;
• sincroniza datele dintre ERP și alte sisteme.

Prin automatizarea acestor activități se reduc întârzierile și riscul introducerii unor informații incorecte.

În plus, departamentele implicate lucrează cu date actualizate, ceea ce facilitează luarea deciziilor și colaborarea între echipe.

Automatizarea fluxurilor de documente

În majoritatea organizațiilor circulă zilnic un număr mare de documente, precum facturi, contracte, cereri, formulare sau rapoarte.

Gestionarea manuală a acestora presupune mai multe etape, inclusiv verificarea informațiilor, aprobarea documentelor și arhivarea lor.

RPA poate automatiza întregul flux de lucru.

Robotul software poate:

• prelua documentele din email sau din alte platforme;
• verifica dacă toate informațiile sunt complete;
• extrage datele relevante;
• trimite documentele către persoanele responsabile pentru aprobare;
• actualiza sistemele interne;
• arhiva documentele în locația potrivită;
• transmite notificări atunci când procesul este finalizat.

Automatizarea fluxurilor de documente reduce timpul necesar procesării și asigură respectarea acelorași reguli pentru toate documentele.

În plus, documentele pot fi urmărite mai ușor, iar organizația are o imagine clară asupra stadiului fiecărui proces.

Analiza datelor

Companiile generează și colectează permanent cantități mari de informații.

Aceste date pot proveni din CRM, ERP, aplicații financiare, platforme de vânzări, sisteme de ticketing sau alte surse interne.

În multe situații, angajații trebuie să colecteze manual informațiile, să le compare și să pregătească rapoarte pentru management.

RPA poate automatiza aceste activități.

Robotul software poate:

• colecta informații din mai multe aplicații;
• centraliza datele într-un singur raport;
• verifica dacă există diferențe între surse;
• calcula indicatorii de performanță;
• genera rapoarte periodice;
• transmite automat documentele către persoanele interesate.

Acest lucru reduce timpul necesar pregătirii rapoartelor și oferă acces mai rapid la informațiile necesare pentru luarea deciziilor.

De asemenea, automatizarea contribuie la reducerea erorilor care pot apărea atunci când datele sunt colectate și prelucrate manual.

Colaborarea cu soluții AI

RPA și inteligența artificială (AI) sunt două tehnologii diferite, însă utilizate împreună pot automatiza procese mult mai complexe.

RPA este foarte eficient atunci când trebuie să execute activități repetitive și bazate pe reguli.

Inteligența artificială completează aceste procese prin capacitatea de a interpreta informații, de a analiza documente și de a identifica modele în volume mari de date.

Împreună, cele două tehnologii pot automatiza activități precum:

• clasificarea automată a documentelor;
• extragerea informațiilor din facturi sau contracte;
• analiza mesajelor primite de la clienți;
• identificarea solicitărilor urgente;
• recomandarea răspunsurilor pentru echipele de suport;
• verificarea automată a documentelor înainte de procesare;
• analiza tendințelor și a indicatorilor de performanță.

De exemplu, inteligența artificială poate interpreta conținutul unui document sau al unui email, iar robotul software poate prelua informațiile extrase și le poate introduce automat în sistemele companiei, poate trimite notificări sau poate continua fluxul de lucru fără intervenție umană.

Prin colaborarea dintre RPA și AI, organizațiile pot automatiza atât activitățile repetitive, cât și procesele care implică analiza unor volume mari de informații. Acest lucru contribuie la accelerarea transformării digitale și la dezvoltarea unor procese mai eficiente, mai rapide și mai bine adaptate cerințelor actuale ale mediului de afaceri.

Cum poate ajuta ShareVision?

Optimizarea activităților de back-office presupune mai mult decât implementarea unor instrumente digitale. Pentru ca procesele să devină mai eficiente, este nevoie de analiză, standardizare, monitorizare și alegerea soluțiilor potrivite pentru fiecare organizație. ShareVision sprijină companiile în acest proces prin servicii de back-office externalizate și prin identificarea oportunităților de automatizare, astfel încât activitățile administrative să fie desfășurate mai rapid, mai organizat și cu un risc mai mic de erori.

În funcție de specificul fiecărei organizații, soluțiile pot fi adaptate astfel încât să răspundă nevoilor operaționale și obiectivelor de business.

Servicii de back-office externalizate

ShareVision poate prelua o gamă variată de activități administrative care consumă timp și resurse în cadrul unei companii.

Aceste servicii pot include:

• introducerea și actualizarea datelor;
• procesarea documentelor;
• verificarea informațiilor;
• gestionarea solicitărilor administrative;
• actualizarea bazelor de date;
• suport pentru procese operaționale repetitive.

Externalizarea acestor activități permite echipelor interne să aloce mai mult timp proiectelor strategice și activităților care necesită analiză sau luarea deciziilor.

Totodată, procesele administrative sunt desfășurate conform procedurilor stabilite împreună cu clientul, ceea ce contribuie la menținerea unui mod de lucru unitar și predictibil.

Optimizarea și standardizarea proceselor administrative

Înainte ca un proces să fie automatizat, este important ca acesta să fie analizat și organizat cât mai eficient.

ShareVision poate sprijini companiile în identificarea etapelor care generează întârzieri, activităților redundante și operațiunilor care pot fi simplificate.

Procesul de optimizare poate include:

• analizarea fluxurilor existente;
• documentarea etapelor de lucru;
• eliminarea activităților repetitive sau inutile;
• standardizarea procedurilor;
• definirea responsabilităților;
• stabilirea unor reguli clare pentru desfășurarea proceselor.

Un proces bine organizat este mai ușor de administrat și reprezintă baza pentru implementarea unor soluții de automatizare eficiente.

Identificarea activităților repetitive care pot fi automatizate

Nu toate activitățile sunt potrivite pentru automatizare, motiv pentru care este importantă identificarea proceselor care pot aduce cele mai mari beneficii.

ShareVision poate analiza activitatea organizației și poate identifica procese precum:

• introducerea repetitivă a datelor;
• procesarea documentelor;
• verificarea informațiilor;
• actualizarea sistemelor interne;
• generarea rapoartelor;
• transferul informațiilor între aplicații.

În urma acestei analize, compania poate avea o imagine mai clară asupra activităților care consumă cel mai mult timp și asupra zonelor în care automatizarea poate contribui la creșterea eficienței operaționale.

Integrarea cu CRM, ERP și alte platforme de business

În multe organizații, informațiile sunt distribuite în mai multe aplicații utilizate de departamente diferite.

ShareVision poate sprijini integrarea proceselor de back-office cu sisteme precum:

• CRM pentru gestionarea relației cu clienții;
• ERP pentru administrarea resurselor și operațiunilor;
• platforme financiare și contabile;
• soluții de ticketing;
• aplicații pentru gestionarea documentelor;
• alte platforme utilizate în activitatea zilnică.

Integrarea acestor sisteme contribuie la reducerea introducerii manuale a datelor și facilitează circulația informațiilor între departamente.

Astfel, angajații pot lucra cu informații actualizate, iar procesele devin mai rapide și mai bine coordonate.

Monitorizarea performanței operaționale

Optimizarea proceselor nu se oprește după implementarea unei soluții.

Monitorizarea permanentă a performanței permite identificarea zonelor care pot fi îmbunătățite și evaluarea rezultatelor obținute.

ShareVision poate urmări indicatori precum:

• timpul de procesare;
• volumul activităților desfășurate;
• numărul erorilor;
• respectarea termenelor stabilite;
• productivitatea proceselor;
• gradul de utilizare a resurselor.

Analizarea acestor informații oferă o imagine clară asupra modului în care funcționează procesele și permite luarea unor decizii bazate pe date reale.

Suport pentru transformarea digitală

Transformarea digitală presupune schimbări treptate în modul de organizare și desfășurare a activității.

ShareVision poate sprijini organizațiile în acest proces prin:

• evaluarea proceselor existente;
• identificarea oportunităților de digitalizare;
• recomandarea soluțiilor potrivite;
• implementarea unor fluxuri de lucru mai eficiente;
• adaptarea proceselor la noile tehnologii.

Obiectivul este simplificarea activităților administrative și dezvoltarea unor procese care să susțină creșterea și dezvoltarea companiei pe termen lung.

Raportare și optimizare continuă a proceselor

Pentru ca procesele să rămână eficiente, este necesară evaluarea periodică a rezultatelor și adaptarea lor la schimbările din activitatea organizației.

ShareVision poate realiza rapoarte periodice privind performanța operațională și poate identifica noi oportunități de optimizare.

Aceste rapoarte pot include informații despre:

• eficiența proceselor;
• timpii de procesare;
• respectarea indicatorilor de performanță;
• volumele de activitate;
• evoluția productivității;
• recomandări pentru îmbunătățirea fluxurilor de lucru.

Analizarea constantă a acestor informații permite adaptarea proceselor la nevoile organizației și susține dezvoltarea unui mod de lucru mai eficient.

Notă: ShareVision poate sprijini companiile în optimizarea proceselor de back-office și în integrarea automatizărilor potrivite, în funcție de nevoile operaționale, obiectivele de business și tehnologiile utilizate în cadrul organizației.

Concluzie

Robotic Process Automation (RPA) a devenit o soluție tot mai utilizată de companiile care doresc să își optimizeze activitatea de back-office și să reducă timpul alocat sarcinilor repetitive. Prin automatizarea proceselor bazate pe reguli clare, organizațiile pot desfășura activitățile administrative mai rapid, mai eficient și cu un număr mai mic de erori. În același timp, procesele devin mai ușor de monitorizat și mai simple de standardizat, ceea ce contribuie la o organizare mai bună a întregii activități.

Unul dintre cele mai importante avantaje ale RPA este faptul că permite angajaților să se concentreze asupra activităților care necesită experiență, analiză și luarea deciziilor. În loc să petreacă ore întregi introducând date, verificând documente sau transferând informații între sisteme, echipele pot aloca mai mult timp proiectelor strategice și relației cu clienții sau partenerii. Astfel, automatizarea nu înlocuiește rolul oamenilor, ci îi sprijină în desfășurarea activității zilnice și contribuie la utilizarea mai eficientă a resurselor disponibile.

Implementarea unei soluții RPA presupune însă mai mult decât instalarea unei tehnologii. Pentru ca rezultatele să fie cele așteptate, este necesară o analiză atentă a proceselor existente, identificarea activităților repetitive și standardizarea fluxurilor de lucru înainte de automatizare. Alegerea proceselor potrivite și monitorizarea constantă a performanței sunt etape importante pentru obținerea unor beneficii reale și pentru extinderea automatizării către alte activități din organizație.

Pe măsură ce companiile continuă procesul de transformare digitală, RPA poate fi integrat cu alte sisteme utilizate în activitatea curentă, precum CRM, ERP, platforme de gestionare a documentelor sau soluții bazate pe inteligență artificială. Combinarea acestor tehnologii permite dezvoltarea unor procese mai rapide, mai bine organizate și mai ușor de adaptat la schimbările din mediul de afaceri.

ShareVision sprijină organizațiile în optimizarea și digitalizarea activităților de back-office prin analizarea proceselor existente, identificarea oportunităților de automatizare și implementarea unor soluții adaptate nevoilor operaționale. De asemenea, compania oferă suport pentru standardizarea fluxurilor de lucru, integrarea cu platformele utilizate de client și monitorizarea performanței proceselor, astfel încât automatizarea să contribuie la creșterea eficienței operaționale și la dezvoltarea unui mod de lucru mai productiv.

Întrebări frecvente